n8n 教學：全自動語音轉文字+AI摘要工作流，製作會議紀錄不煩惱！

n8n教學全自動語音轉文字+AI摘要

你是不是常常錄了一堆會議或語音筆記，但就是沒時間聽完？或者開完會後，得花大量時間整理會議記錄？這些手動、重複性高的工作，其實完全可以交給自動化工具處理！

“重點摘要”

完整說明工作流程下載：點我查看

在這篇教學中，我會帶你用 n8n 打造一個「超級語音助理」，只要上傳錄音檔，它就能：

  1. 自動轉成文字稿
  2. 用 AI 整理成結構化摘要
  3. 產生兩種不同格式的報告
  4. 自動寄給你所有資料連結

我每週至少有 3-5 場會議需要記錄，這套流程幫我節省了大量時間，希望對你也有幫助！

這篇文的目標

完成這篇教學後，你將獲得：

  • 一個全自動的語音轉文字+AI摘要系統
  • 學會如何整合 OpenAI、Google Drive 和通知系統
  • 了解如何善用 AI 處理非結構化資料

不用擔心技術門檻，我會用最簡單的方式講解，就算你完全沒寫過程式，也能輕鬆跟著做！

工具流程預覽

這個工作流程總共包含7個主要步驟：

  1. 啟動語音轉錄服務
  2. 從 Google Drive 搜尋並下載音訊檔案
  3. 使用 OpenAI 進行語音轉錄
  4. 將轉錄文本處理成結構化 JSON 報告
  5. 將 JSON 轉換成 Markdown 報告
  6. 將原始轉錄文本儲存到 Google Drive
  7. 將轉錄報告連結發送給使用者

接下來，我會逐一詳細說明每個步驟。

Step 1：設置觸發條件

首先，我們需要一個觸發點來啟動整個流程。在這個工作流中，有兩種方式可以觸發：

手動觸發

最簡單的方式就是使用「Manual Trigger」節點，點擊執行按鈕就能啟動流程。這適合你想要自己控制何時處理音訊檔的情況。

Google Drive 自動觸發（選用）

如果你希望更自動化，可以設置 Google Drive 觸發器，當有新檔案上傳到特定資料夾時，自動啟動流程。

這個設計還包含一個「人工確認」環節 – 當檔案上傳後，系統會先發送 Gmail 確認信，詢問你是否要繼續流程。這在用量計費的 API（如 OpenAI）中很有用，避免不必要的費用支出。

Gmail User for Approval 說明：

這個節點在偵測到新的聲音檔案後，發送郵件給使用者，請求審核是否繼續執行工作流程。

欄位說明：

  • sendTo：收件人 email 地址(使用環境變數)
  • message：郵件內容，告知用戶有新檔案
  • subject：郵件主旨
  • operation：設為 sendAndWait，暫停工作流等待回覆
  • approvalOptions：設定為雙選項（批准/拒絕）

Step 2：搜尋並下載音訊檔案

一旦工作流被觸發，下一步是從 Google Drive 獲取音訊檔案。

Search Google Drive 說明：

這個節點負責搜尋 Google Drive 中特定資料夾的檔案。

欄位說明：

  • folderId：設定為「Audio Recordings」資料夾的 ID
  • whatToSearch：設為「files」，表示搜尋檔案

Filter by .m4a extension 說明：

這個節點過濾搜尋結果，只保留 .m4a 音訊檔案。

欄位說明：

  • conditions：檢查檔案名稱是否以 .m4a 結尾
  • ignoreCase：設為 true，不區分大小寫

Limit to last file 說明：

這個節點只保留最新的一個檔案進行處理。

欄位說明：

  • keep：設為「lastItems」，只保留最後一項

Download audio file 說明：

這個節點從 Google Drive 下載選定的音訊檔案。

欄位說明：

  • fileId：使用前一節點傳遞的檔案 ID
  • operation：設為「download」，下載檔案內容

Step 3：使用 OpenAI 進行語音轉錄

接下來，我們使用 OpenAI 的語音識別功能將音訊轉換為文字。

Transcribe with OpenAI 說明：

這個節點使用 OpenAI 的 API 將音訊檔案轉換為文字。

欄位說明：

  • resource：設為「audio」
  • operation：設為「transcribe」，進行轉錄操作

Set Config 說明：

這個節點將轉錄文本和當前時間作為變數保存，以便後續使用。

欄位說明：

  • text：保存轉錄的文本
  • datetime：記錄當前時間

Step 4：處理轉錄並生成結構化 JSON 報告

有了原始轉錄文本後，我們使用 AI 將其處理成更有結構的格式。

Summarize to Structured JSON 說明：

這個節點使用 OpenAI 的 GPT-4o-mini 模型，將原始轉錄文本轉換為結構化的 JSON 格式，包含摘要、要點等。

欄位說明：

  • modelId：使用 GPT-4o-mini 模型
  • content：將轉錄文本和當前時間作為輸入
  • system：指示 AI 如何結構化輸出

Get Filename for JSON 說明：

這個節點生成用於儲存 JSON 報告的檔案名稱。

欄位說明：

  • filename：使用檔案 ID、名稱和時間組合生成檔案名

Save JSON file to Google Drive 說明：

這個節點將 JSON 報告保存到 Google Drive。

欄位說明：

  • name：使用生成的檔案名
  • content：保存 AI 生成的 JSON 內容
  • folderId：保存到「Audio Recordings」資料夾
  • operation：設為「createFromText」，創建文本檔案

Get JSON File Meta 說明：

這個節點獲取已保存 JSON 檔案的元數據，主要是為了獲取可分享的連結。

欄位說明：

  • queryString：使用檔案名搜尋
  • options.fields：指定要獲取的欄位，包含 id、webViewLink 和 name

Prepare Response JSON 說明：

這個節點將 JSON 檔案的原始數據重新命名為 id_json。

欄位說明：

  • assignments：新增一個名為 id_json 的變數
  • value：設為當前節點的完整輸出（$json）

Step 5：處理轉錄並生成 Markdown 報告

除了 JSON 格式外，我們還生成更易讀的 Markdown 格式報告。

Summarize to JSON 說明：

這個節點使用 OpenAI 將轉錄文本整理成結構化摘要，但採用不同的提示詞。

欄位說明：

  • modelId：使用 GPT-4o-mini 模型
  • content：將轉錄文本作為輸入
  • system：指示 AI 如何分析並結構化內容

Convert JSON to Markdown 說明：

這個節點將 AI 生成的結構化內容轉換為 Markdown 格式。

欄位說明：

  • modelId：使用 GPT-4o-mini 模型
  • content：傳入 JSON 內容和當前時間
  • system：指示 AI 轉換為 Markdown 格式

Get Filename for Markdown 說明：

這個節點生成 Markdown 報告的檔案名稱。

欄位說明：

  • filename：使用檔案 ID、名稱和時間組合生成檔案名，但副檔名為 .md

Save Markdown file to Google Drive 說明：

這個節點將 Markdown 報告保存到 Google Drive。

欄位說明：

  • name：使用生成的檔案名
  • content：保存 AI 生成的 Markdown 內容
  • folderId：保存到「Audio Recordings」資料夾
  • operation：設為「createFromText」，創建文本檔案

Get Markdown File Meta 說明：

這個節點獲取已保存 Markdown 檔案的元數據。

欄位說明：

  • queryString：使用檔案名搜尋
  • options.fields：指定要獲取的欄位

Prepare Response Markdown 說明：

這個節點將 Markdown 檔案的原始數據重新命名為 id_markdown。

欄位說明：

  • assignments：新增一個名為 id_markdown 的變數
  • value：設為當前節點的完整輸出（$json）

Step 6：保存原始轉錄文本

為了保持完整記錄，我們還會保存未經處理的原始轉錄文本。

Save Raw Transcript to Google Drive 說明：

這個節點將原始轉錄文本保存為文本檔案。

欄位說明：

  • name：使用檔案 ID、名稱和時間組合生成檔案名，副檔名為 .txt
  • content：保存原始轉錄文本
  • folderId：保存到「Audio Recordings」資料夾
  • operation：設為「createFromText」，創建文本檔案

Step 7：發送通知給使用者

最後，我們將所有報告的連結發送給使用者，這樣你就能輕鬆查看結果了。

Merge All Paths 說明：

這個節點將前面所有路徑的資料合併在一起，準備發送。

欄位說明：

  • mode：設為「combine」，合併不同路徑的數據
  • combineBy：按位置合併

Email Content Formatter 說明：

這個節點使用 OpenAI 將資料格式化為漂亮的 HTML 電子郵件內容。

欄位說明：

  • modelId：使用 GPT-4o-mini 模型
  • content：包含 HTML 樣板和檔案連結資訊

Send Gmail Message 說明：

這個節點發送包含報告連結的電子郵件。

欄位說明：

  • sendTo：收件人 email 地址（使用環境變數）
  • message：使用 AI 格式化的 HTML 內容
  • subject：郵件主旨

Send Telegram Message 說明：

這個節點同時發送 Telegram 消息，提供更即時的通知。

欄位說明：

  • text：包含檔案連結的訊息內容
  • chatId：使用環境變數指定接收訊息的聊天 ID
  • parse_mode：設為 HTML，支援格式化文本

常見問題與解決方案

1. API 費用控制

由於這個工作流使用了付費的 OpenAI API，所以要注意控制費用：

  • 設定每月的使用上限
  • 可考慮使用較便宜的模型（如從 GPT-4o-mini 改為 GPT-3.5-turbo）
  • 使用人工確認步驟避免不必要的 API 調用

2. 音訊檔案格式問題

這個流程設定為處理 .m4a 檔案，如果你使用其他格式：

  • 修改「Filter by .m4a extension」節點的條件，改為你常用的格式
  • 某些格式可能需要先進行轉換才能被 OpenAI 正確處理

3. Google Drive 權限問題

如果遇到檔案存取問題：

  • 確認你的 Google 帳號有對應資料夾的讀寫權限
  • 檢查 n8n 的 Google Drive 憑證是否有足夠權限

應用場景延伸

除了會議記錄外，這個工作流還可以用於：

  1. 講座內容轉錄 – 自動將線上課程錄音轉為筆記
  2. podcast內容摘要 – 快速獲取內容重點，不用聽完整集
  3. 個人語音備忘錄 – 錄下想法後自動整理成文字筆記
  4. 採訪內容快速處理 – 減少記者整理訪談的時間

延伸閱讀

想了解更多相關工具和技巧？可以參考這些文章：

什麼是 n8n？2025年的趨勢AI工作流你還不知道嗎？

好啦，教學就到這邊！有了這個工作流，你再也不用害怕開會和聽錄音了，讓 AI 代勞就好！希望這篇教學對你有幫助，如果有任何問題或想法，歡迎來社群跟大家討論！

AI & 自動化工作流社群

想了解或是交流討論嗎？ 那就加入我們的Line群組吧！
立即加入

訂閱好事，將有好事

有新內容就能透過Email收到，持續精進好棒棒

2025 – 好事發生數位有限公司 | Since 2018