一個人也能接大案：專案管理工具推薦與時間管理技巧

為什麼你覺得「心很累」？因為你用大腦在記事情

你是否曾經在睡前突然驚醒：「慘了！忘記回覆那個客戶的 Email！」或者在截稿前一小時才發現，還有一個重要的檔案沒做？

很多自由接案者之所以覺得累，不是因為工作量太大，而是因為腦袋太亂。

大腦是用來思考創意的，不是用來當硬碟記事的。當你試圖用大腦記住所有的死線、待辦事項、客戶需求，你的 CPU 就會過載，導致焦慮、拖延，甚至出包。

這篇文章將以技術行銷人的角度，告訴你如何建立一套「外部大腦」（專案管理系統），讓你從雜亂無章的救火隊，變成運籌帷幄的指揮官。

Notion vs Trello vs Asana：哪款工具適合你？

市面上的工具百百種，選對工具是成功的一半。對於一人公司或小型團隊，我推薦以下三款主流工具：

比較維度	Notion	Trello	Asana
**上手難度**	中 (需要學習邏輯)	低 (直覺好上手)	中 (功能較多)
**功能強項**	全能型 (筆記+資料庫+專案)	看板管理 (視覺化強)	任務追蹤 (協作強)
**適合場景**	建立個人知識庫、接案戰情室	簡單的待辦事項管理	團隊分工、複雜專案
**費用**	免費版功能強大	免費版夠用	免費版有功能限制

我的建議：如果你喜歡「一站式管理」（把筆記、專案、客戶資料都放在一起），Notion 是目前的最佳選擇。它不只是一個工具，更是一個可以讓你自由打造的系統。

實戰教學：用 Notion 打造你的「接案戰情室」

別被 Notion 空白的頁面嚇到了。其實要管理接案，你只需要建立三個核心資料庫：

Step 1: 建立專案資料庫 (Projects)

這就是你的「案子總表」。

欄位建議：專案名稱、客戶名稱、金額、狀態（未開始/進行中/卡關/已結案）、截止日期。

用「看板視圖 (Board View)」來檢視，你可以清楚看到現在手上有幾個案子在跑，哪些快要 delay 了。

Step 2: 建立任務清單 (Tasks)

這是你每天要執行的「具體行動」。

一個專案會拆解成很多個小任務（例如：網頁設計專案 -> 找參考圖、畫草稿、完稿）。

欄位建議：任務名稱、關聯專案 (Relation to Projects)、執行日期、優先級。

Step 3: 關聯客戶資料 (CRM)

這是你的「金主名單」。

欄位建議：客戶名稱、聯絡人、Email、累計成交金額、備註（例如：這個客戶喜歡簡約風）。

透過 Notion 的關聯功能，你點進客戶頁面，就能看到跟他合作過的所有專案。

時間管理心法：如何不再被死線追著跑？

有了工具還不夠，你還需要正確的「使用說明書」（心法）。

1. 時間區塊法 (Time Blocking)

• 不要只寫待辦清單，要把任務「塞進」行事曆裡。
• 例如：週一早上 9:00-11:00 專門做「A 專案設計」，這段時間不回訊息、不看 FB。

1. 番茄鐘工作法 (Pomodoro)

• 設定 25 分鐘專注工作，5 分鐘休息。
• 這能幫助你克服拖延症。告訴自己：「只要專注 25 分鐘就好」，通常一旦開始，你就會進入心流。

1. 預留 20% 緩衝時間

• 永遠不要把行程排滿。
• 如果你預估這件事要 1 小時，請排 1.5 小時。因為接案生活充滿了意外（客戶突然打來、電腦突然當機）。

常見問題 (FAQ)

Notion 會不會很難學？

剛開始會有一點。

但它的學習曲線是值得的。建議先從官方提供的 Templates (範本) 開始改，不要從零開始建。網路上也有很多免費的「Notion 接案模板」可以下載。

需要買付費版嗎？

一人公司通常不用。

Notion 的免費版 (Personal Plan) 已經非常佛心，沒有區塊數量限制。除非你要上傳超大檔案，或者邀請超過 5 個人協作，才需要付費。

手機版好用嗎？

適合查看，不適合編輯。

Notion 的手機 App 比較適合用來「打勾任務」或「快速記事」。如果要進行複雜的專案規劃或寫文章，建議還是用電腦版效率比較高。

結語：自律，才能給你真正的自由

自由接案者的「自由」，是建立在高度的「自律」之上。

當你建立好一套運作順暢的專案管理系統，你就不需要再靠意志力去管理工作。系統會推著你前進，讓你把腦力留給最珍貴的創作。

🚀 想要直接套用高效率的工作流？

如果你覺得自己建立系統太花時間，或者你想把這些專案管理流程進一步自動化（例如：Notion 任務自動同步到 Google Calendar），歡迎找好事發生聊聊。

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